Geschäftsbrief Vorlage
Geschäftsbrief Vorlage – Als Freiberufler müssen Sie wiederholt E-Mails wie Angebote oder Rechnungen an Kunden senden. Daher sollte ein Geschäftsbrief jedem Freiberufler geläufig sein. Aber was genau definiert Business Writing und worauf sollten sich Freelancer konzentrieren? Damit wir uns verstehen.
Ein Geschäftsbrief ist jede Korrespondenz zwischen Unternehmen und ihren Kunden oder Dienstleistern, vom Angebot bis zum Informationsschreiben. Daher sollten auch Freiberufler und Selbständige Geschäftsbriefe schreiben. Es gibt auch einen privaten Geschäftsbrief, wenn sich Einzelpersonen an Unternehmen oder Behörden wenden.
Geschäftsbrief Vorlage
„Brief“ bedeutet in diesem Fall übrigens nicht nur die Schriftform: Auch die Übermittlung per E-Mail oder im PDF-Format stellt einen Geschäftsbrief dar. Ein solcher Brief soll nicht nur einer bestimmten Form entsprechen, sondern kann auch als Geschäftsbrief dienen Schriftform. eine Chance für Freiberufler, sich und ihr Unternehmen positiv hervorzuheben: Ein Geschäftsbrief ist wie eine Visitenkarte und hinterlässt beim Empfänger Eindruck.
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Die Gestaltung des Geschäftsbriefes ist nach DIN 5008 geregelt. Die DIN-Norm enthält Richtlinien für die Gestaltung, aber nicht für den Inhalt. So gibt es unter anderem Auskunft über die Randgestaltung, Schriftgröße und Schriftart. Die DIN 5008 ist nicht verpflichtend, aber die Norm unterstützt die Erstellung eines gültigen und anerkannten Schreibens. Was aber nicht jedem geschenkt wird, sind die Pflichtangaben im Geschäftsbrief. Hier sind die gesetzlichen Regelungen, die Sie im nächsten Kapitel nachlesen können.
Gut gemachte und saubere Geschäftstexte können als Grundlage für Freiberufler dienen. Also, wie baut man es auf, um positive Anerkennung zu bekommen?
Auch beim Erstellen einer leeren Seite sollten Sie sofort professionell arbeiten. DIN 5008 empfiehlt Ränder von ca. 4,5 cm oben, 2,5 cm unten, 2,5 cm links und 2 cm rechts (mindestens 1,5 cm). Die Schriftgröße sollte 12 pt Arial oder Times New Roman sein.
Die Form eines Geschäftsbriefes fällt direkt ins Auge. Um dieses große Feld auszufüllen, können Sie es leer lassen oder Ihr Firmenlogo hinzufügen.
Auftragsbestätigung Vorlage (schweiz) Word & Excel
Die Kontaktdaten des Empfängers stehen linksbündig unter dem Briefkopf. Hier sollten beispielsweise der Name des Unternehmens, der Name und die Adresse des Empfängers stehen.
Darunter ist Platz für Ihre persönliche Adresse (rechtsbündig ausgerichtet), weitere wichtige Informationen und das Datum mit einer Leerzeile. Alle Kontaktdaten müssen insgesamt 9 Zeilen lang sein oder nicht mehr als 4,5 cm. Nun muss jeder Freiberufler entscheiden, ob Ihre Adresse oben links, rechts oder in der Mitte stehen soll. Der Ort mit Datum wird nur dann genannt, wenn dieser vom Wohnort abweicht.
Worüber schreibt das Geschäft? Dies beschreibt die Betreffzeile – zwei Zeilen unter dem Datum. Sie können eine fettere oder sogar größere Schriftart verwenden, wenn Sie möchten.
Auch für die Anrede gibt es Vorgaben: Sie sollte zwei Leerzeilen unter dem Betreff stehen. Die Begrüßung „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist neutral, höflich, aber unpersönlich. Kennen Freelancer ihren Ansprechpartner, wie im persönlichen Kundenverhältnis, muss der Name in der Begrüßung verwendet werden.
Briefvorlage Word (schweiz) Für Sichtfenster Links & Rechts
Inhaltlich ist jeder Geschäftsbrief natürlich anders. Dabei ist es besonders wichtig, das Anschreiben korrekt und strukturiert zu verfassen. Absätze können dem Leser auch helfen, den Text besser zu verstehen.
Wie persönlich ein Gruß mit einer Leerzeile unter dem Textfeld ist, hängt ganz vom Anlass und dem Eröffnungsgruß ab. Beide sollten miteinander kompatibel sein. Zum Beispiel wäre “Mit freundlichen Grüßen” ein höfliches und formelles Äquivalent. Aber er kann freier sein.
Wenn Sie Ihre Kontodaten, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und andere Kontaktdaten wie Telefonnummern oder Website verlinken möchten, können Sie dies unten tun.
Wenn Freiberufler einen Geschäftsbrief schreiben, müssen sie sich auch an die gesetzlichen Regeln halten. Sie beziehen sich auf die Pflichtangaben zur Person und zum Unternehmen des Freelancers. Normalerweise befinden sich die Informationen am Ende des Formulars, aber es gibt keine genauen Spezifikationen.
Briefvorlage Im Word Format (schweiz)
Da Freiberufler, wie Kleinunternehmer oder GbR-Freiberufler, nicht ins Handelsregister eingetragen werden, haben sie weniger Pflichtangaben. Freiberufler sollten in einem Geschäftsbrief nur ihren vollständigen Namen, ihre Firmenadresse und ggf. den Zusatz „GbR“ angeben. Schließlich gibt es keine Handelsregister- und Standesamtsnummer. Was nicht verschwinden soll, egal in welcher Rechtsform, ist natürlich die eigene Unterschrift.
Bei einem Vollkaufmann ist der Zusatz “d. K.” erforderlich, sowie Ort der gewerblichen Niederlassung, Handelsregisternummer und Angaben zum zuständigen Registergericht.
Für die Freiberufler-GmbH sind zwingend die Firmenbezeichnung aus dem Handelsregister, zusätzlich GmbH oder UG, das für das Register zuständige Gericht, einschließlich der Registernummer dieser, eine Liste aller Geschäftsführer und die gesetzliche Anschrift der Gesellschaft erforderlich.
Pflichtangaben Freiberufler-OHG: Firmenname im Handelsregister plus OHG oder KG. Darüber hinaus sind die Firmenadresse, die gesetzliche Registrierung und die Registrierungsnummer obligatorisch.
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Übrigens: Wer geschäftliche E-Mails erhält, muss diese laut Gesetz auch bearbeiten und speichern. Mit der Checkliste können Sie prüfen, wie das funktioniert und ob Sie als Freiberufler die Grundsätze der „guten Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) erfüllen.
Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen. Letztendlich gilt als Geschäftsbrief jede Korrespondenz, die einem Freiberufler hilft, sein Geschäft vorzubereiten, abzuschließen oder abzubrechen. Insbesondere werden hier Angebote, Rechnungen und Mahnungen versendet. Wir haben passende Vorlagen vorbereitet:
Eingehende Geschäftspost kann über CAYA einfach und bequem digitalisiert werden. Die physische Post wird in einem hochautomatisierten Prozess an ein Scanzentrum geliefert, gescannt und digitalisiert. So haben Sie jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre persönliche Post. CAYA stellt digitale Briefe „als E-Mail“ in einem Postfach bereit, wo sie in einer Ordnerstruktur abgelegt und bearbeitet werden können.
Zusätzlich können Dokumente auch per E-Mail oder Download in die CAYA-Cloud hochgeladen werden. Auch CAYA können Sie anbinden: Dank OCR-Datenextraktion können Dokumente nach Inhalten durchsucht und direkt an integrierte Tools (wie Candis, Filee, Evernote, GetMyInvoice, Zapier etc.) geleitet werden. www.getcaya.com
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Die Formalität eines Geschäftsbriefes sollte nun klar sein. Der richtige Buchstabe führt jedoch nicht zum Erfolg. Deshalb haben wir einige nützliche Tipps für Freiberufler:
Damit sich Freiberufler keine Gedanken darüber machen müssen, wie ein Geschäftsbrief aussehen und was er eigentlich beinhalten sollte, empfehlen wir die Erstellung einer Vorlage. Das spart Zeit und sorgt für Sicherheit.
Es gibt tatsächlich Aufbewahrungsfristen. Kopien sowohl der ausgehenden als auch der eingehenden Nachrichten müssen sechs Jahre ab dem Ende eines jeden Kalenderjahres aufbewahrt werden.
Wenn Sie sich kurz fassen, sollten Sie: am besten auf einer DIN-A4-Seite. Wenn es größer sein muss, können Sie stattdessen eine Schriftgröße von 12 verwenden. Das spart Platz.
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In jedem Fall sollten Rechtschreib- und Grammatikfehler vermieden werden. Dies gilt auch für den Namen des Empfängers.
Jeder Geschäftsbrief sollte in sich zirkulär sein, also einem roten Faden folgen, strukturiert sein und beispielsweise auch mit einer Handlungsaufforderung oder Dankesworten enden.
Magnus Gernlein ist Geschäftsführer der Collaboration Management GmbH, einem der führenden Projektsharing-Unternehmen für IT-Freiberufler und Projektanbieter in Deutschland. Darüber hinaus ist er für das Thema Datenschutz zuständig. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Open-Source-Software und -Betriebssystemen und testet gerne die neuesten IT-Gadgets.Unternehmer haben viele Situationen, in denen Geschäftsbriefe erstellt werden müssen. Ob Angebot, Mahnung, Rechnung, Anschreiben oder Dankeschön, in diesem Artikel wollen wir Ihnen einen kompletten Überblick über das Thema Geschäftsbriefe geben.
Außerdem finden Sie eine praktische Vorlage für Ihren Geschäftsbrief, die Sie nur noch an Ihr Unternehmen und Ihren Zweck anpassen müssen.
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Da der Geschäftsbrief zu den offiziellen Geschäftsdokumenten des Unternehmens gehört, müssen auch die gesetzlichen Normen bezüglich der Pflichtangaben beachtet werden, die der Brief enthalten sollte.
Bei den Angaben im Geschäftsbrief sollten einige Punkte des Dokuments nicht fehlen: In Deutschland ergeben sich gesetzlich definierte Pflichtangaben aus der Rechtsform des Unternehmens. Die Regelungen – Details siehe unten – richten sich nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Aktiengesetz (AktG) und dem GmbH-Gesetz (GmbHG).
Beachten Sie außerdem: Wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie immer Firmenname, Rechtsform, Firmensitz, Amtsgericht und Handelsregisternummer angeben.
Die Breite der Empfängeradresse sollte nicht mehr als 8,5 Zentimeter und die Höhe nicht mehr als 4 Zentimeter betragen. Nur so ist sichergestellt, dass es im Standard-Hüllkurvenfenster von C6 sichtbar ist. Neben der Empfängeradresse können hier auch Kommentare wie „vertraulich“, „Info“ oder der Name des jeweiligen Projekts eingetragen werden.
Geschäftsbrief: Vorlagen, Muster & Beispiele
Die Betreffzeile beschreibt kurz den Inhalt oder Grund für den Versand der E-Mail. Der Betreff kann ggf. zweizeilig sein, sollte aber nicht länger sein.
Derzeit ist die Referenzlinie hauptsächlich als Block konzipiert. Es ist Platz für Ihren Charakter und das Datum der Nachricht. Eine Alternative zur Kontaktzeile ist der Informationsblock, der auch die E-Mail-, Telefon- und Fax-Kontaktdaten eines bestimmten Ansprechpartners enthält.
Natürlich sollten auch Ihre Firmendaten wie UID-Nummer, Adresse, Telefonnummer und weitere Kontakt- und Kontodaten im Geschäftsbrief enthalten sein. In unserer Vorlage haben wir die Unternehmensinformationen unten platziert. Wenn Sie sich für unsere Vorlage entscheiden, müssen Sie lediglich die Felder durch Ihre eigenen Informationen ersetzen.
Ihr Firmenlogo wird in der rechten oberen Ecke des Geschäftsbriefes platziert – so passt Ihr Geschäftsbrief auch zum Corporate Design Ihres Unternehmens und sorgt für Wiedererkennung.
Briefpapier Nach Din 5008 Für Geschäftsbrief
Dies gilt für die GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG AG & Co. OHG – zusätzliche Pflichtangaben nach § 125a und § 177a HGB:
Nach der gesetzlichen Grundlage des § 15b Gewerbeordnung (GewO) sind Pflichtangaben z
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